Het Loket Gentherapie zal het gezamenlijk vooroverleg organiseren. Het vooroverleg zal in principe plaatsvinden binnen 6 weken na het verzoek van de onderzoeker.
De onderzoeker zendt tezamen met het verzoek tot vooroverleg alle concept stukken en eventuele vragen langs elektronische weg naar het Loket Gentherapie, dat ervoor zorgt dat alle instanties die deelnemen aan het vooroverleg de stukken krijgen. Het vooroverleg kan pas doorgang vinden nadat de deelnemende instanties positief geadviseerd hebben over de compleetheid van het concept dossier. Indien een van de instanties negatief adviseert kan het vooroverleg in deze vorm geen doorgang vinden.
Indien de instanties positief hebben geadviseerd zal het Loket Gentherapie de onderzoeker ongeveer 2 weken na het verzoek tot vooroverleg, een aantal data voorleggen waarop het vooroverleg zou kunnen plaatsvinden. In overleg met de onderzoeker wordt een datum vastgesteld. Het vooroverleg duurt anderhalf uur en vindt meestal plaats op een vergaderlocatie in de buurt van Utrecht CS. De voertaal van het vooroverleg is Nederlands of Engels.
Het vooroverleg zal steeds worden voorgezeten door een lid van CCMO (Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek ) of COGEM (Commissie Genetische Modificatie ). De onderzoeker wordt in de gelegenheid gesteld om een notitie van het vooroverleg op te stellen. Een eventuele notitie dient uiterlijk 2 weken nadat het vooroverleg heeft plaatsgevonden aan het Loket Gentherapie toegestuurd te worden. De notitie zal ter controle worden voorgelegd aan de leden die bij het vooroverleg aanwezig waren. Vervolgens ontvangt de onderzoeker binnen 2 weken de definitieve versie van de notitie.
Stroomschema van de procedures vooroverleg Loket Gentherapie