Het vooroverleg is een informeel optioneel overleg tussen de onderzoeker en de instanties die beslissen of adviseren op de aanvraag. Het vooroverleg vindt plaats voordat de aanvraag officieel wordt ingediend. Er zijn geen kosten verbonden aan het vooroverleg.
De onderzoeker kan gebruik maken van de mogelijkheid van een vooroverleg waarbij alle relevante bij de uitvoering en advisering betrokken instanties aanwezig zijn. De onderzoeker kan er ook voor kiezen om met elke beoordelende instantie apart vooroverleg te hebben. In dat geval neemt de onderzoeker telefonisch of via de e-mail contact op met elke instantie afzonderlijk. De rest van dit hoofdstuk heeft betrekking op een gezamenlijk vooroverleg.
Het doel van het vooroverleg is informatie uitwisseling zodat de onderzoeker bij het indienen van de aanvraag de juiste gegevens, op het juiste detailniveau aanlevert en inzicht heeft in welke aspecten de verschillende instanties beoordelen. Door deze aanpak wordt beoogd om de officiële procedures zo snel mogelijk te kunnen doorlopen.
Het vooroverleg is een informeel overleg dat buiten de wettelijke kaders valt doordat het plaatsvindt voordat de aanvraag officieel wordt ingediend. Het is voor de onderzoeker geen verplichting om vooroverleg te voeren. Van het vooroverleg kan door de onderzoeker een inhoudelijke notitie worden gemaakt, die behulpzaam kan zijn bij het opstellen van de documenten voor de officiële indiening. Aan het vooroverleg (of de notitie ervan) kan de onderzoeker echter geen rechten ontlenen.
Enkele praktische zaken rondom het gezamenlijk vooroverleg: